TKB90: 98.73%

Etika Meeting Melalui Video Conference saat #Dirumahaja

May 1st, 2020

Sejak pertengahan bulan maret hingga sekarang, aplikasi layanan video call seperti Google Hangout atau Zoom mengalami lonjakan masif dalam jumlah penggunanya. Tak heran mengingat wabah virus Corona yang memaksa semua orang untuk #Dirumahaja.

Aktivitas bisnis dan perkantoran harus tetap jalan walau para karyawannya bekerja dari rumah. Untuk menyiasati gap jarak ini, pemanfaatan teknologi informasi digital menjadi maksimal supaya pekerja dapat tetap terkoneksi dan produktif.

Di artikel ini, kita akan akan membahas apa saja yang harus kamu lakukan dan hindari saat meeting online agar terciptanya komunikasi yang sukses, berkualitas, dan tepat sasaran.

Sebelum Join Meeting

Meski dilakukan dari rumah, kamu harus tetap serius layaknya meeting  di kantor. Tahap persiapan ini sangat penting dan tak boleh kamu anggap sepele. Berbeda dengan meeting di kantor dimana kamu hanya perlu datang dan duduk menunggu yang lain datang, meeting secara online membutuhkan usaha ekstra

  • Ruangan khusus: Dedikasikan satu area khusus di rumah kamu yang khusus kamu gunakan untuk meeting. Pilih ruangan yang sunyi senyap tanpa suara mobil atau motor atau orang berbicara yang berpotensi mengganggu. Jika kamu tinggal dengan keluarga atau anak-anak, beritahu mereka untuk tenang senejak.
  • Pencahayaan: BIla kegiatan meeting mengharuskan kamu untuk menampilkan wajah, atur pencahayaan ruangan sebaik mungkin agar tampilan wajah kamu di layar cerah dengan warna yang pas dan natural.
  • Software & hardware yang updated: Pastikan kamera dan mikrofon pada komputer kamu bekerja dengan baik. Pastikan juga seluruh perangkat lunak yang dibutuhkan untuk kegiatan meeting (Google Hangout atau Zoom) terpasang dengan versi yang ter-updated
  • InternetIni yang paling penting. Pastikan kamu memiliki kecepatan internet 5Mbps agar tidak terjadinya lag atau lost connection.

Persiapan beres, sekarang kita bahas dari sisi etika tentang apa saja yang harus kamu lakukan dan hindari saat kegiatan meeting berjalan.

Lakukan ini

  1. Fokus

Tanpa bos yang mengawasi, tantangan untuk menjaga fokus saat meeting online akan lebih berat. Apalagi kamu melakukannya di rumah, di kamar, yang notabene lekat sebagai tempat beristirahat dan bersantai. Tapi ketahuilah bahwa ini aspek terpenting yang mesti kamu kuasai supaya kamu dapat memahami  pesan yang disampaikan secara jelas. Kejelasan informasi yang kamu dapatkan akan mempengaruhi mood dan output pekerjaan kamu.

  1. Mute

Google Hangout bisa menampung lebih dari 10 orang pada satu meeting. Dengan orang sebanyak itu, room bisa menjadi sangat ramai dan dengan suara yang abstrak karena semua orang yang bicara bersamaan. Kalau sudah begini, diskusi jadi tidak efektif karena pesan yang disampaikan tidak jelas.

  1. Berdandan sepatutnya

Jika meeting adalah rapat penting dengan klien besar atau calon investor, maka jangan sampai kamu terlarut dengan gaya rumahan dan baru ingat ketika meeting sudah terlanjur live.Meeting tetaplah meeting meski dilakukan dari jarak jauh. Dan kamu harus tetap melakukannya dengan etika yang profesional serta penampilan yang tepat juga.

  1. Datang lebih awal

Sama halnya seperti meeting di kantor, kebiasaan u datang lebih awal sebelum jadwal yang ditetapkan juga harus kamu jaga. Bahkan di masa-masa #Dirumahaja seperti sekarang ini, sebenarnya kamu tak punya alasan untuk datang terlambat karena kamu kan tidak kemana-kemana, tidak perlu kejaran-kejaran dengan jadwal kereta atau bus.

  1. Sebut nama orang

Saat kamu ingin mengutarakan pendapat di tengah jeda perbincangan , jangan langsung nyerocos saja karena ini bisa menimbulkan kebingungan bagi rekan-rekan kamu. Meeting secara online ini hanya mengandalkan verbal dan orang tak bisa melihat bahasa tubuh atau mimik muka kamu dan mengambil kesimpulan kepada siapa kamu berbicara. Selalu mention nama orangnya terlebih dahulu sebelum kamu menyanggah pendapatnya atau mendukung keputusannya.

Jangan lakukan ini

  1. Multitasking

Aktivitas apapun, jika kamu melakukannya setengah hati yakni sambil melakukan aktivitas lainnya secara bersamaan, hasilnya tidak akan maksimal. Contoh sederhanya, mungkin kamu berpikir tak apalah melanjutkan pekerjaan saat meeting berjalan. Tidak ada yang mengawasi juga. Kamu terlarut dalam pekerjaan dan kehilangan track tentang apa yang tim kamu sedang bahas. Kamu jadi kebingungan tapi malu bertanya karena kamu takut mereka mengetahui bahwa tadi kamu sedang away.

  1. Mikrofon selalu menyala

Meeting melalui Google Hangout atau Zoom bisa menjadi sangat berisik karena volume suara setiap orang sama besarnya. Jadi ketika seseorang sedang bicara dan orang lainnya menimbulkan suara juga baik sengaja maupun tidak, suara si orang pertama menjadi tertiban dan tidak jelas.

  1. Merekam pembicaraan orang lain

Kecuali jika kamu mau berurusan dengan aparat, jangan pernah merekam pembicaraan orang tanpa minta izin terlebih dahulu. Kamu bisa dituntut dan hukumannya bukanlah tergolong yang ringan.

  1. Memotong pembicaraan orang lain

Ini sama menjengkelkannya baik kamu melakukannya di depan orangnya langsung maupun di depan laptop. Respek orang lain terhadapmu akan menyusut seketika jika kamu nekat melakukan hal bodoh ini. Aturannya sudah jelas — biarkan orang lain menyelesaikan pembicarannnya dalu, beri jeda 3-5 detik untuk memastikan “lampu hijau” bagi kamu untuk mulai bicara.

Tren meeting secara online melalui Google Hangout atau Zoom ini akan semakin populer bahkan setelah wabah Corona berakhir. Dunia bisnis saat ini paham bahwa jarak bukanlah halangan untuk tetap produktif dan berkontribusi.

Jarak perlahan semakin “terkikis” berkat kemajuan gila dari teknologi informasi, ini sangat menarik karena kita menjadi saksi pergeseran budaya perkantoran konvensional yang perlahan tapi pasti menuju digital.